Mail Merge merupakan fasilitas yag sudah disediakan di Microsoft Office yaitu menggunakan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel keduanya bisa kita manfaatkan dalam satu pekerjaan yang saling berhubungan.
Funsi mail merge secara umum adalah untuk membantu mempermudah dalam pemuatan surat atau tulisan lain dalam jumlah yang banyak dengan format yang sama. Fungsi mail merge ini sangat membantu, karena dalam cara kerjanya kita hanya perlu membuat dua file. File pertama berupa spreadsheet atau database yang berisi data seperti nama, alamat atau data lainnya yang akan diolah. Sedangkan file kedua adalah berupa isi dari surat yang akan mengolah data yang telah ada pada file yang satunya.
Mari simak cara-cara menggunakan fitur mail merge pada MS.Office word 2013 dan MS.Office Excel 2013 :
Pertama kita buat Databasenya dulu di Ms.Excel yaitu kita buat File Ms.Excel yang berisikan Nama, Alamat, Tanggal, dan lainnya yang kita butuhkan ketika kita buat undangan atau surat/data lainnya…
1. Buka dulu Ms.Excel
2. Buat disana kolom Nama, Alamat, Hari, Tanggal dan sebagainya seperlu yang sobat butuhkan
Contoh database di Ms. Excel
3. Rename nama sheet di bagian bawah
Kenapa harus di Rename..?? karena nama ini yang akan menjadi acuan pada saat men-setting mail merge di ms.word.
Klik kanan pada Sheet1 → rename
4. Rename dengan nama yang diinginkan, disini kita rename sheetnya menjadi ALAMAT
Setelah selesai menulis nama, tekan enter atau klik di area lain pada ms.excel agar nama baru tersebut tersimpan.
5. Setelah semua diatas selesai… sekarang simpan data tersebut dengan tekan di keybord Ctrl + S atau lewat file – save.
Disini kita beri nama “Database Excel” dan tekan Save.
Kalau bisa buatkan Folder sendiri biar nanti ketika menyeting di Ms.Word kita tidak kebingungan atau agar tidak tercampur dengan file lainnya.
6. Simpan pada folder yang telah dibuat khusus. Contoh Folder dengan nama “MAIL MERGE”
Oke.. Kita sudah memiliki database di Ms Excel. Selanjutnya kita tinggal membuat Desain Surat yang dimaksud dan Mengatur Mail Merge di Ms. Word.
1. Kita buka Ms.Word
2. Buat dahulu desain suratnya, pastikan bagian yang nantinya akan diisi dengan Nama, Alamat, Tanggal, Waktu dan Tempat dikosongkan. Agar bisa diisi secara otomatis.
3. Nah, selanjutnya kita mulai atur mail merge-nya.
Klik menu Mailings –> Start Mail Merge –> Step by Step Mail Merge Wizard..
4. Maka akan muncul panel tambahan di bagian kanan ms.word kita.
Seperti ini:
Langsung saja klik pilihan Letter, kemudian klik Next di bawahnya..
5. Pada Step ke-2 ini, pilihlah Use the current document, kemudian Next lagi..
6. Selanjutnya, klik tulisan Browse di panel kanan, lalu pilih dokumen excel yang
berisi dafta Nama, Alamat, Hari & Tanggal tadi.
7. Setelah itu akan muncul jendela Select Table, kita pilih nama sheet yang sudah kita
rename tadi, seperti di sini: ALAMAT, jangan lupa klik OK
8. Kemudian akan muncul jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua form yang akan
dipakai dalam keadaan ter-centang.
Setelah itu klik OK.
9. Pastikan di panel kanan sudah ada tulisan nama data alamat kita tadi. Kalau
belum ada, berarti masih ada kesalah di proses sebelumnya, baca dan ulangi lagi ya
Selanjutnya klik Next di bawah untuk lanjut ke step 4
Nah, sekarang kita akan menentukan di mana letak tulisan nama dan alamat itu nanti
berada di dokumen undangan kita.
Misalnya, kita ingin nama nanti diletakkan di belakang kata-kata Yth di undangan
kita → Yth, nama
Caranya, pertama, taruh kursor pada belakang kata Yth., dengan cara meng-klik sekali
di belakang kata Yth tersebut.
10. Nah, pastikan tanda kedip-kedip kursor sudah ada di belakang Yth.
JANGAN memindahkan kedip-kedip kursor ini ke tempat lain dulu.
Kemudian, klik pada tulisan More items… Di panel sebelah kanan (ingat, kursor harus
tetap berada di belakang Yth yahh)
Selanjutnya akan keluar jendela kecil
Insert Merge Field:
Tentukan saja, pilih Fields nama, kemudian
klik Insert
11. Kalau sudah berhasil, maka di belakang tulisan Yth : tadi akan ada tulisan <<NAMA>>.
Itu artinya, bagian tersebut nantinya akan diisi oleh nama-nama di database excel yang kita buat.
12. Selanjutnya, tempatkan kursor di belakang kata di, kemudian lakukan hal yang sama,
masukkan field alamat ke bagian tersebut.
Hasilnya nanti akan seperti ini:
dan seterusnya lakukan hal yang sama untuk Hari, Tanggal, Waktu dan Tempat sebagaimana gambar berikut.
13. Kalau sudah berhasil seperti itu. Klik Next di panel kanan bawah ya..
Tulisannya Next: Preview your letter… untuk melihat preview undangan kita.
TAARAAAAAAAA… pada form udangan kata-kata yang tadi dikosongkan sudah terisi nama, alamat dan waktu acaranya.
Perhatikan, tulisan <<NAMA>>, <<ALAMAT>>, <<HARI>> & <<TANGGAL>> yang tadi sekarang sudah berubah menjadi yang sesuai keinginan kita mulai awal tadi.
Untuk melihat nama-nama lain, tinggal klik tombol [ << ] dan [ >> ] di panel sebelah kanan. Periksa satu-satu, barangkali ada yang terlewatkan.
Setelah selesai, klik Next di panel bagian bawah, untuk menyudahi pekerjaan kita ini. Dan jangan lupa, save pekerjaan kita ini (Ctrl + S) dan tempatkan di satu bolder dengan file Database Ms Excel tadi.
14. Selanjutnya Kita bisa langsung mencetak hasil pekerjaan kita ini dengan meng-klik Print.. di step terakhir. Dan printer akan otomatis mencetak semua nama secara berurutan, sesuai dengan data yang kita sediakan lewat ms.excel tadi.
